¿Qué es conciliar los XML?
Conciliar los XML es comprobar que lo que el SAT tiene registrado de tu empresa —las facturas que emites y las que recibes— coincide con lo que tú tienes en tu contabilidad y con lo que realmente se cobró o se pagó. Cada factura electrónica (CFDI) es un archivo XML con un folio fiscal único, el UUID, y ese folio es la llave para cruzar todo.
Si no se concilia, aparecen los problemas de siempre: facturas que el proveedor canceló y tú dedujiste, facturas a crédito pagadas sin su complemento de pago, IVA acreditado de más o XML que nunca llegaron a contabilidad.
Las tres conciliaciones de cada mes
- SAT contra tu sistema. Comparar la lista de CFDI que reporta el SAT (la Metadata) con los XML que tienes. Así detectas XML que te faltan y facturas que ya están canceladas en el SAT pero siguen vigentes en tu contabilidad.
- Facturas a crédito (PPD) contra complementos de pago. Cada factura PPD debe quedar cubierta por uno o varios complementos de pago que la mencionan por su UUID. Lo que no esté cubierto es saldo pendiente… o un complemento que falta.
- Notas de crédito contra sus facturas. Los CFDI de egreso deben estar relacionados con la factura que disminuyen; si no, el descuento o la devolución no se puede ligar a ninguna operación.
Cómo se hace a mano
- Descarga del portal del SAT los XML emitidos y recibidos del mes.
- Arma una hoja de cálculo con UUID, RFC, fecha, total, método de pago (PUE o PPD) y tipo de comprobante.
- Descarga los complementos de pago y, por cada uno, anota a qué UUID de factura se aplica y cuánto.
- Cruza por UUID: suma lo pagado de cada factura PPD y compáralo con su total.
- Consulta en el verificador del SAT cuáles siguen vigentes.
Funciona con pocas facturas. Con cientos, toma días cada mes y un error de captura pasa desapercibido.
Los errores que más aparecen
- Facturas PUE con forma de pago «99 – Por definir».
- Facturas PPD pagadas hace meses sin complemento de pago.
- Complementos emitidos después del día 5 del mes siguiente al pago.
- Facturas pagadas de más (los complementos suman más que el total).
- Facturas canceladas por el proveedor después de haberlas contabilizado.
Cómo automatizarlo
Un software de conciliación descarga los XML directamente del SAT con la e.firma de la empresa, liga cada complemento con sus facturas por UUID, calcula el saldo de cada una y vuelve a consultar el estatus en el SAT todos los días. Tú sólo revisas lo que queda pendiente. Eso es lo que hace Conciliador CFDI: cada factura con su pago, y cada XML directo del SAT.
Más guías
- Software para conciliar XML con facturas: qué debe tener
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